こんにちは＾＾

中古複合機・新品複合機・コピー機専門店の「コピクル」の北代です＾＾

暖かくなったり寒さが戻ったり…ですが、もう３月ですね！！さて、この時期、就職前の研修がそろそろ始まる企業様もあるのではないでしょうか？新社会人の方々にとっては、ドッキドキですね。いざ入社してみると「資料のコピー業務」を任されることが多くなるかと思いますが、学生時代に複合機をあまり使ったことのない方は多いですよね…研修をばっちりしてくれる企業様もありますが、教えてあげたくても忙しくて時間があまり取れない。そんな企業様もあるかと思います。忙しそうな先輩方に「コピー機の使い方が分かりません。」とは、言い出しにくいこともあるでしょう。もちろん分からない時は、「分かりません。」と素直に伝えることは大事だとは思いますが、事前に少し調べておけば分からないことが減って業務がスムーズになるかもしれませんね。本ブログでは、職場での複合機（コピー機）の基本的な使い方について少しだけ解説していきます。

1.複合機でコピーをする方法　～設定編～

職場に設置してあるコピー機。それは、だいたいが複合機というコピー・プリンター・FAX・スキャナーの4つの機能が搭載されている機器ではないでしょうか。複合機でコピーを取る方法は、複合機手前についている操作パネルで行います。コンビニなどに設置されているコピー機にも似たような操作パネルがついているのを見たことがある方もいらっしゃると思います。それでは簡単に・・・

①本体にコピーしたい用紙をセットする

②コピーの種類やサイズ、濃度、部数などを選択

③スタートボタンを押す。なんと！！3ステップです。

メーカーや機種によって細かい違いはありますが、基本的な使い方は同じです。それでは、少し詳しく解説します。

①用紙をセットする

本体に原稿をセットしましょう。

コピーしたい原稿が1枚なら、原稿台ガラスにセットします。複数枚の原稿をコピーしたいときは、自動読み取り装置（複合機上部）にセットしましょう。

原稿台ガラスにセット

自動読み取り 装置にセット

②-1コピーのカラー選択

原稿をセットしたら、いくつかの設定を行います。（通常使用することが多いものをデフォルトにしていることが多いです）
多くの機種では、コピー機本体手前にある操作パネルで操作をします。

モノクロや単色、フルカラーなど、コピー色の選択します。
コピーしたい原稿に合わせて選択しましょう。例えば、文章だけの原稿ならモノクロ、イラストやグラフのように色で表現されている原稿であれば、カラーを選択しましょう。ただし、ここで注意したいのが、カラーコピーの方が、モノクロコピーより印刷代が高いということを覚えておいてください。企業様によっては、できるだけモノクロを推奨している場合もあるので、最初は聞いてみてもいいかもしれませんね。

②-2サイズや濃度を確認する

用紙サイズや倍率を設定しましょう。

「A４サイズの原稿でも、文字が小さくて見えずらいからＡ３でコピーして。」と言われたら、セットする原稿はＡ４で、用紙サイズはＡ３（読み取りサイズはＡ４）で、倍率は141％倍率は、覚えてなくても大丈夫です。複合機に「Ａ４→Ａ３へ」など選択できます。

＞コピー用紙サイズ

②-3部数を指定する

コピーしたい枚数（部数）を設定します。

③「スタートボタン」を押す

すべての設定を済ませたら、スタートボタンを押せば・・・

これでコピーは終了です。コピーしたものが設定どおり印刷されているかを確認してみましょう。

2.複合機の使い方　～基本編～

複合機には通常のコピー以外に、プリンター・FAX・スキャナーなど、さまざまな機能があります。ここでは、一部基本的な操作を説明いたします。

コピー（両面コピー）

上記に説明したような通常コピーの他に両面に印刷することができる両面コピーという機能があります。

コピーの種類を決める時に「両面コピー」を選びます。この際、片面原稿を両面コピーしたいのなら、[片面→両面]を選びます。両面原稿を両面にコピーしたいのなら、[両面→両面]を選ぶ必要があります。選択したら[OK]もしくは[スタート]を押せば印刷が開始します。

多くの業務用複合機には、両面コピー機能が備わっており、短編綴じ、長編綴じも選べる場合がございます。

プリント・両面印刷

プリントとは、紙の原稿からコピーするのではなく、パソコンやスマートフォンなどからデータであるものを印刷することを指します。
コピーとプリントの違いは、紙で印刷するかパソコンなどの機器から印刷するかで異なります。

ここでは、パソコンからのプリントを説明いたします。プリントする際には、まずパソコンと複合機を何らかの方法で設定する必要があります。
パソコンにドライバーがインストールされていなければ、インターネットで「複合機の機種名　ドライバー」と検索してみましょう。OSを選択し、インストールしましょう。すべての項目を設定ができたら、コピーができるようになります。

データの種類により異なりますが、多くの場合は「ファイル」タブから「印刷」をクリックする。もしくは「ctrl+p」のショートカットで、印刷画面が開きます。あとは、印刷画面上の指示に従い、「白黒」または「カラー」の選択、「片面」または「両面」などの選択をします。部数や給紙方法などの選択もこの画面で行います。すべての項目を設定し終えたらコピーを開始します。※プリントできない場合は、きちんと接続できているか確認してみてください。

スキャン

紙を、デジタルデータ（画像ファイル）にするために読み取ることを「スキャン」といいます。スキャンしたデジタルデータは、JPEGやPDFなどの画像ファイルとして保存できます。画像ファイルからプリントしたり、メールに添付して送ったりすることができます。多くのオフィス用複合機には、スキャン機能が搭載されています。

まずは、スキャンしたい原稿をコピー機（複合機）本体にセットしましょう。
次に操作パネルで「スキャン」を選択し、スタートボタンを押すと、セットした原稿を読み取ります。

読み取ったデータは、PDF・JPGといったファイル形式で指定したパソコンやメールアドレス宛に送信することができます。

＞スキャンって何？？？

FAX

FAXとは、電話回線を用いて遠隔地間で画像を送受信するシステムです。書類などの原稿を読み取って相手の機器に送信、相手側で受信して印刷することができるもの。
近年では、取引先などにメールで送信することが多くなってきましたが、FAXを利用することも未だに多いため、使い方を知っておいて損はありません。

まずは、FAXしたい原稿をコピー機（複合機）にセットします。
次に本体の操作パネルで、送信したい先のFAX番号を入力。FAX番号をあらかじめ登録しておけば、リストから選択することも可能です。送信するには、入力した番号に間違いがないかを確かめたら、「スタート」ボタンを押すだけ。これで、相手先に書類が届きます。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか？複合機の使い方は、覚えてしまえば決して難しいものではありません。事前知識が少しでもあれば、初業務の緊張する中でもスムーズにコピーが行えるのではないでしょうか。また、これもポイントです！！使ったあとは「設定を戻すこと」「用紙やトナーの残量確認」これに気が付けるとそれだけで職場での評価が上がる可能性も！！頭の片隅にでも覚えておくといいかもしれませんね。陰ながら新入社員の皆様を応援しております♪♪