リースやレンタル、中古購入など様々な選択肢があるオフィスのコピー機。どのような選択が適しているか、それぞれのメリット/デメリットを解説します。あなたに一番適した使い方を賢く選びましょう！

コピー機のリースは、新品のコピー機をリース会社が買い取り、それを利用するお客様に貸し出すという方式。使用者はオフィス機器の中でも比較的高価なコピー機を、5年から7年のリース期間で分割払いします。

コピー機リースのメリット

初期費用を抑え、簡単に最新のコピー機を利用できます

一番のメリットは、初期費用を抑えてコピー機を利用できることでしょう。会計処理も簡単になります。コピー機を利用するための代金をすべて損金として扱うことができ、また固定資産とならないため、減価償却処理や固定資産税の支払いも不要となります。また、リース会社が動産保険に入っているため、災害時はリース会社が保証してくれます。煩わしい処理はしたくない、といった場合にはおすすめです。

なおリースで利用できるコピー機はすべて新品です。リース期間が終わったタイミングで古い機械をひきとってもらい、新たにリースを組んで新しい機種に切り替える、といった使い方もできます。

コピー機リースのデメリット

トータルコストが割高！審査や連帯保証人が必要なことも・・・

リースは一種の賃貸借契約になるので、一般的に審査が必要となります。場合によっては審査を通らなかったり、連帯保証人が必要になるケースがあります。リースが利用できるのは、財務状況がある程度良い企業に限られてしまう、ということです。

また、5年から7年で定められたリース期間中は、必ず使い続けなければなりません。途中解約の場合は、リース残額に加えて解約手数料を支払わなければならないのです。事業が拡大してよりハイスペックな機器に買い替えたい場合でも、逆に縮小して事務所をたたむ場合でも、最初に定めたリース期間を満了するまでの費用は必要となります。

リース契約が満了するまでの費用総額は、購入する場合と比較して割高になります。それは、リース料金の中に、リース会社が負う動産保険や固定資産税、そして利益が含まれているからです。そしてリース期間を満了しても、当然機器は自社のものにならず、リース会社に返却した上で新たにコピー機を調達する必要があります。また購入であってもリースであっても、コピー機はコピー枚数に応じて費用の変動する保守サービス、いわゆる「カウンター保守」に入るのが一般的ですが、リースの場合はメーカーが提供する比較的高価な保守サービスを付帯させられる場合が多いことも特徴です。

スタートアップ企業や、個人事業主にはコスト面で少しハードルが高いかもしれません。

中古のコピー機といっても、一概に誰かの使い古しとは限りません。中古コピー機業者がきちんと修理点検・オーバーホールをし、綺麗で安心して使えるものがあります。ほとんど使われていない、新古といえる中古コピー機も市場に多く出回っているのです。中古と言っても、コピー、スキャン、FAXといった複合機として必要な機能を備えているので、中古だから何かができなくて困る、ということはほとんどありません。

中古コピー機購入のメリット

長期的にみるとお買い得！少しでもコストを抑えたい方にオススメ！

リースと比較した一番のメリットは、なんといっても費用の総額が安くなるということでしょう。一度買えば、期間に縛られず使い続けることができます。コピー機は7年8年たっても問題なく作動することも珍しくなく、中古だから頻繁に買い替えなければいけない、ということはありません。

また、中古コピー機業者の提供するカウンター保守は、メーカー提供の保守より安くなる場合があります。カウンター保守に加入していれば、何かトラブルがあった場合の駆け付け対応や、定期メンテナンスを実施してくれるので、中古といえども安心して使い続けることができます。

数年後を見越し、できるだけ費用を抑えたい場合には、中古コピー機は有力な選択肢になります。

中古コピー機購入のデメリット

会計処理が少し複雑 ご自身で減価償却や固定資産税の処理が必要

中古コピー機を買った場合は、会計処理は少し複雑になります。コピー機の法定耐用年数は5年です。中古の場合は製造年月日からどのくらい経過期間したかで耐用年数を計算し、固定資産税や減価償却をする必要があります。

国税庁では、下記の簡便法による耐用年数の算出方法を紹介しています。

例えば具体的に、製造から3年2ヵ月を経過した中古コピー機の耐用年数は、このような計算になります。

このようにして算出した耐用年数を元に、購入者ご自身で減価償却や固定資産税などの会計処理をする必要があるのです。

ただ、コピー機は100%減価償却できますので、リースと比べ、どちらが会計上有利かは、使用者側の財務状況によります。お比較に際し、リースの場合は固定資産税や手数料などが実質的にリース料金に包括されている点、注意して比較してください。

中古コピー機の選び方

整備点検している業者から！カウンター値が品質の目安

ではどのように中古コピー機を選べばいいのでしょう。まずは、きちんとした業者が整備点検しているものを選んでください。そして、品質の目安となるのがカウンター値。コピー機が今まで何枚プリントしたかの数がカウンター値です。このカウンター値が少ないものは、品質の良いコピー機である可能性が高いといえます。

カウンター値が10,000程度のものは、新古といっても差支えないレベルです。メンテナンスを怠らなければかなりの期間使い続けることができるでしょう。逆にこれよりカウンター値が大きいものは、多少品質が落ちている可能性がありますが、だからこそ価格は下がりますので、少しでも費用を抑えたいという人には向いています。

リースとは別で、レンタルサービスというものもあります。気軽にいつでも契約解除できるのです。もちろん整備点検されている機械を使うことができ、保守サポートもしっかりしています。

コピー機レンタルのメリット

簡単に使えていつでも終われる、短期間の利用にオススメ

レンタルのメリットは、リース同様に初期費用を抑えてコピー機を使い始めることができる点です。また料金は損金処理でき、減価償却や固定資産税を自社で処理する必要はありません。

リースと比較して大きく違うのは、期間の設定がないため、いつでも利用をやめることができる点です。いつまで利用するかわからない場合や、短期間利用の場合におすすめです。

カウンター保守については、レンタル業者が提供するもののほうが、メーカーが提供するものより割安になる場合が多いです。

コピー機レンタルのデメリット

長期で使うなら損してしまう

リースと比較したデメリットは、いつでもやめられる分、利用料金が比較的割高になる点です。同機種を5年以上使う場合で比較すると、リースを契約したほうがお得になります。また、機種はレンタル業者が提供するメニューの中から選ぶので、「新品のこの機種を使いたい」といったような指定はできません。

保守サービスの価格は印刷枚数で変動 予算見積の際はお忘れなく

業務用のコピー機は、「カウンター保守」とよばれる保守契約を結ぶのが一般的です。[カウンター = 印刷した枚数カウント]に応じて課金金額が変わるのです。サービス内容としては、故障時の電話サポートや駆け付け対応、定期メンテナンス等が一般的です。また、トナーカートリッジ代も含まれている場合もあります。

印刷した枚数が少なければ月額数千円から、大量に印刷をした場合は月額数十万円になることもあるので、コピー機のランニングコストを見積もるうえで忘れてはいけません。

新品やリース契約をした場合は、一般的にメーカーのカウンター保守に入ります。手厚いサポートをうけることができるのですが、比較的割高な契約になっていることが多く、一方で中古ベンダーやレンタル業者の提供するカウンター保守は、場所や対応時間に制限がある場合もありがすが、比較的安価に利用できる場合が多いです。

リース・中古購入・レンタルなど様々な選択肢があるコピー機。それぞれの特徴をまとめました。

	リース	中古購入	レンタル
機器	〇 新品を自由に選択	△ 整備中古を在庫から選択	△ メニューから選択
初期コスト	〇 ゼロ または搬入費等	△ 機器費全額	〇 搬入費等
月額コスト	△ 機器代金と保守	〇 保守費用のみ	× レンタル料金と保守
利用期間	△ 5-7年	〇 定め無し	〇 定め無し
途中解約	△ 違約金発生	〇 いつでも可能	〇 いつでも可能
会計処理	〇 損金扱い	〇 減価償却	〇 損金扱い
固定資産税	〇 負担なし	△ 購入者で別途負担	〇 負担なし
カウンター保守	〇 メーカー	〇 中古業者	〇 レンタル業者

楽なのはリース 安いのは中古購入 短期ならレンタル

リースは初期費用を抑えつつ新品の複合機を利用できるというメリットがあります。また利用料金に固定資産税や動産保険が含まれているので、会計処理が簡単になります。しかし満期までにかかるコストの総額を考えると、比較的高くついてしまいます。

長期的なコストを考えれば、中古購入の方がより良い費用対効果を出せるでしょう。動かなくなるまで、いつまででも使い続けられますし、カウンター保守料金も比較的安く済むのです。一方、会計処理が少し複雑にはなることがデメリットです。また状態の悪い中古もあるので、きちんと整備点検されているものを選ぶことが大切です。

短期でしか利用しない、いつまで使うかわからない、といった場合にはレンタルが一番コストを抑えることができます。しかし長期でレンタルを使ってしまうと、結果的に費用がかさんでしまうので注意が必要です。

いかがでしょう。費用を考えると、一番お得なのは中古を購入した場合です。しかしながら、リースやレンタルにも様々なメリットがあります。あなたに一番適した買い方で、賢くコピー機を使いましょう。